My Self Improvement as An Event Manager (Part I)

Bagi yang sedang atau pernah berkecimpung di dunia branding di Indonesia, pasti familiar dengan istilah yang satu ini: event marketing. Sebagai salah satu program komunikasi pemasaran, event marketing sangat disarankan untuk dilakukan secara kontinyu. Event marketing bertujuan untuk memperkenalkan produk, mendukung keberhasilan promosi, serta menjadi sarana mendekatkan brand dengan konsumen (tentunya ini juga menjadi trik menciptakan loyal customer).

Nah, kalau membicarakan soal event marketing, secara struktural kita akan mengenal satu posisi yang krusial dalam dunia per-event­-an. Kenapa? Karena orang di balik posisi ini lah yang memegang tanggung jawab atas keberhasilan event yang diselenggarakan. Yap, posisi yang dimaksud adalah Event Manager.

Secara garis beras, tugas dan tanggung jawab seorang Event Manager ialah memastikan sebuah event dapat berlangsung dengan lancar. Event Manager akan menangani semua kebutuhan klien dalam sebuah event, mulai dari perencanaan hingga evaluasi pasca event.

Sebagai branding agency di Surabaya yang bekerja secara profesional, FULLSTOP telah banyak terlibat dalam berbagai macam event, mulai dari yang berskala lokal hingga nasional. Saya sebagai salah satu bagian dari team FULLSTOP, yang kebetulan pernah menjabat sebagai Event Manager, punya beberapa pengalaman selama mengeksekusi event. Pengalaman tersebut berupa beberapa permasalahan internal yang pada akhirnya membuat saya bisa melakukan improvement.

Properties yang tertinggal saat melakukan loading

Petaka kecil ini bisa dialami oleh siapa saja sebenarnya. Saat kita sibuk memikirkan hal-hal besar seperti urusan vendor, talent, dan persiapan untuk loading in, kita kadang malah melupakan printilan-printilan kecil seperti urusan membawa penyangga banner atau lem untuk menempelkan POP. Padahal, mengabaikan detail-detail kecil bisa berisiko membuat eksekusi event jadi tidak sempurna.

Penyelesaian: Ketika ada property yang tertinggal, hal pertama yang saya lakukan adalah berkoordinasi kepada penanggung jawab property, untuk memastikan apakah mereka sudah mengecek barang sebelum berangkat ke venue atau belum. Hal yang sering terjadi adalah barang tersebut terselip di tumpukan barang lain. Namun, ada kalanya properties yang dicari memang benar-benar tertinggal. Hal ini biasanya terjadi karena keteledoran crew yang meremehkan checklist barang atau karena miskomunikasi antar sesama crew. Ketika barang yang dimaksudkan benar-benar tertinggal, maka saya akan menghubungi manpower yang berada di gudang properties untuk melakukan pengecekan barang lalu melakukan pengiriman.

Antisipasi: Melakukan checklist sebelum barang/ properties dikirimkan ke venue dengan teliti dan menyeluruh, termasuk melakukan penamaan barang dengan benar, membagi tanggung jawab atas setiap barang kepada crew yang terlibat, dan melakukan loading lebih awal dan tidak berdekatan dengan hari H

Instalasi dekorasi terlambat

Seluruh tim sudah di-brief untuk datang tepat waktu, tetapi malah vendor dekorasinya yang jam karet? Wah, ini biasanya yang membuat saya pusing karena seluruh tim pasti sedang dikejar deadline untuk loading in. Kalau Anda mengalah dan tidak melakukan tindakan apa pun selain menunggu, bisa-bisa jalannya event jadi molor tidak karuan. Padahal event Anda krusial sekali bagi klien sebagai salah satu media untuk branding di Indonesia.

Penyelesaian: Lagi-lagi, hal seperti ini terjadi karena keteledoran dan komunikasi antar crew yang buruk.  Meski demikian, apa pun yang terjadi event harus tetap diianjutkan. Saya biasanya meminta pertanggungjawaban pada dekorasi atas keterlambatan yang terjadi. Meski begitu, seorang Event Manager dituntut untuk peka dan mampu memperhitungkan waktu yang tersedia. Ketika dekorasi dirasa tidak mungkin diselesaikan dalam waktu singkat, maka kita berhak untuk meminta tambahan personil Kecuali tim dekorasi memberikan garansi bisa menyelesaikan secara tepat waktu.

Antisipasi: Poin pentingnya ialah melakukan koordinasi dengan baik dengan semua anggota tim yang terlibat dalam dekorasi. Dimulai dengan memperkirakan estimasi pemasangan dekorasi, memastikan dekorasi telah dikerjakan minimal 50% sebelum dibawa ke venue, dan melakukan konfirmasi kepada pihak venue untuk melakukan instalasi 3-7 hari (tergantung besar/kecil venue dan tingkat kesulitan dekorasi) sebelum hari H.

Saya menyadari bahwa permasalahan-permasalahan internal di atas sangat bisa dihindari dengan melakukan persiapan yang matang. Dalam prosesnya, saya pun mengerti bahwa seorang Event Manager harus selalu belajar. Seorang Event Manager dituntut untuk bisa berpikir kreatif, cepat, dan kritis, apalagi di era persaingan branding di Indonesia yang semakin ketat.  Event Manager juga harus punya kemampuan bernegosiasi karena Event Manager akan selalu berhubungan dengan berbagai pihak. Dan yang terpenting, Event Manager harus bisa menjaga komunikasi dengan seluruh anggota terkait.