My Self Improvement as An Event Manager (Part II)

Halo, FULLSTOPPERS. Jika minggu lalu kita sudah membahas mengenai posisi Event Manager dalam sebuah event, apa tanggung jawabnya, mencakup apa saja bidang kerjanya, serta apa permasalahan yang pernah dialami saat di lapangan, kini kita akan menyambung lagi pembahasan yang lalu dan lebih terfokus pada poin terakhir.

Yep, kita masih akan lanjut membahas mengenai permasalahan-permasalahan yang mungkin akan ditemui seorang Event Manager saat eksekusi event. Nah, jika pada artikel sebelumnya, permasalahan yang diulas cenderung merupakan masalah internal, maka kini saya akan menyebutkan beberapa problem yang pernah saya alami dan bersumber dari luar. Bagi Anda yang bersentuhan dengan dunia branding di Indonesia, harapannya ulasan saya ini dapat memberikan insight yang baru. Silakan disimak.

Cuaca tidak mendukung jalannya event

Cuaca merupakan faktor eksternal yang tidak bisa kita kontrol, betul? Perkiraan cuaca dari instansi terkait mungkin bisa dijadikan informasi yang kredibel. Namun, bagaimana jika cuaca buruk tiba-tiba melanda di tengah-tengah event? Padahal kita sudah mempersiapkan segala sesuatunya dengan maksimal. Tidak ingin event jadi gagal kan gara-gara cuaca yang tidak mendukung?

Penyelesaian: Ketika terjadi perubahan cuaca pada saat event berlangsung, maka hal pertama yang saya lakukan adalah evakuasi. Evakuasi ini meliputi seluruh tim yang terlibat dalam event dan semua properti event (alat-alat elektronik, material promosi, produk display, dll). Sebelumnya, saya telah memikirkan kemungkinan adanya perubahan cuaca, sehingga saya sudah menyediakan tempat berteduh. Ini wajib dilakukan jika event diselenggarakan pada waktu-waktu yang rawan terjadi perubahan cuaca, misalnya pada waktu musim hujan. Improvisasi merupakan kecakapan yang penting dimiliki seorang Event Manager agar event tetap sesuai dengan rundown yang telah disepakati.

Antisipasi: Event Manager juga harus mampu membaca situasi juga, lho. Kita tidak bisa menerima mentah-mentah jadwal event yang diberikan oleh klien. Ketika klien meminta sebuah event diselenggarakan outdoor pada saat musim hujan, maka kita harus suggest agar event sebaiknya dilakukan di venue indoor.

Kesalahan penyampaian informasi produk oleh talent

Bagaimana jika brand ambassador, model, atau bahkan SPG yang diterjunkan dalam event kedapatan telah menyampaikan product knowledge yang salah? Jangan langsung tersulut emosi karena mengira para talent tidak memperhatikan brief. Kembalikan dulu pada diri Anda sendiri. Apakah Anda sudah menyampaikan brief dengan jelas? Apakah talent paham dengan brief yang Anda sampaikan? Apakah Anda ikut mengawasi kinerja para talent?

Penyelesaian: Melakukan pengawasan secara langsung terhadap talent yang terlibat, melakukan konfirmasi secara langsung kepada pengunjung jika dirasa terjadi kesalahan penyampaian informasi, dan menegur secara langsung talent yang salah dalam menyampaikan informasi produk.

Antisipasi: Melakukan briefing secara intens dan dilakukan dengan komunikasi yang baik. Selain itu, tindakan preventif yang bisa dilakukan ialah mencari tahu rekam jejak talent yang akan digunakan untuk ikut serta dalam sebuah event.

Sebagai pemegang tanggung jawab atas keberhasilan sebuah event, Event Manager memang punya tugas yang tidak mudah. Apalagi jika event klien yang dilakukan bertujuan untuk meningkatkan branding di Indonesia guna memperluas awareness brand-nya. Ada banyak tantangan ketika bekerja di lapangan. Bahkan, ketika kita sudah merasa mempersiapkan berbagai hal secara matang, masih ada kemungkinan kita akan menemui kendala-kendala yang unpredictable (biasa disebabkan oleh faktor-faktor internal). Namun, yang saya pelajari selama ini adalah seorang Event Manager harus menjadi pengamat yang baik, bisa berpikir cepat dan kreatif, komunikatif dan andal dalam bernegosiasi, serta punya kemampuan mengambil keputusan secara tepat dan efisien.

Bagaimana? Anda sudah siap terjun di dunia branding di Indonesia dengan mengelola event marketing Anda sendiri?